Profesyonel
Danışmanlık
Hizmetleri
cakodanismanlik.com
Denetime Hazır Arşiv
Özlük dosyaları ve arşiv sistemi, SGK ve İş Müfettişi denetimlerinin temel inceleme alanıdır. Eksik, düzensiz veya mevzuata uygun olmayan dosyalar ciddi idari para cezalarına yol açabilir.
ÇAKO Danışmanlık, işletmelerin özlük dosyalarını mevzuata uygun, denetime hazır ve sürdürülebilir bir şekilde düzenler; arşiv sistemini profesyonelleştirir.
Önceki dönemlerde oluşturulan ancak düzensiz kalan özlük dosyaları analiz edilir, eksik belgeler tespit edilir ve mevzuata uygun şekilde tamamlanır.
- Tüm özlük dosyalarının kronolojik taranması
- Eksik belgelerin tespiti ve uyarı listesi çıkarılması
- İş sözleşmeleri, ekleri ve izin kayıtlarının düzenlenmesi
- SGK belgelerinin sistematik arşivlenmesi
- Disiplin ve fesih evraklarının kontrolü
Yıl sonunda çalışanların tüm özlük kayıtları sistematik biçimde arşivlenir ve yasal saklama sürelerine göre sınıflandırılır.
- Yıllık izin hakları kontrolü ve yasal uyumluluk denetimi
- Bordrolar ve SGK prim belgelerinin arşivlenmesi
- Sözleşme güncellemeleri ve ek protokollerin dosyalanması
- İSG evraklarının yılsonu kontrolü ve saklama planlaması
- Özlük kartlarının standart klasör yapısına entegrasyonu
Her ay SGK'ya verilen bildirgelerin, tahakkuk fişlerinin ve ekstra belgelerin arşivlenmesi periyodik olarak gerçekleştirilir.
- APHB, MPHB ve eksik gün bildirgelerinin düzenlenmesi
- İşe giriş – çıkış belgelerinin dosyalanması
- Teşvik belgelerinin arşivlenmesi
- Bordro çıktılarının imzalatma ve dosyalama takibi
- İncelemeye hazır klasör sistemi kurulması
Fiziksel arşivin yanı sıra dijital ortamda da güvenli, erişilebilir ve yedekli bir arşiv yapısı kurulur.
- Tüm belgelerin taranması ve PDF/A formatında saklanması
- Google Drive, Dropbox veya şirket sunucusuna entegrasyon
- Erişim yetkilendirmesi ve güvenlik protokolleri
- Otomatik yedekleme ve felaket kurtarma planı
- Denetim anında hızlı erişim için arama sistemi